2026.08.26

「あの案件どうだったっけ」に即答する。社内ナレッジをAIエージェントで検索・蓄積する

制作の仕事は、案件を重ねるほどに社内へ知見が蓄積されていく仕事です。過去にどんな提案をして、どんな成果が出て、どんな苦労があったか——その一つひとつが、次の案件をより良くするための財産になります。

一方で、その財産は往々にして担当者個人の記憶や手元の資料の中にとどまってしまいがちです。株式会社マックスストーンでは、この「知見の属人化」という課題に向き合うため、社内ナレッジの検索と蓄積にAIエージェントを活用しています。

知っているはずなのに、探せない

「あの案件、たしか似たような課題があったはず」「以前どこかで似た業種の提案をした記憶がある」——こうした感覚はあっても、いざ探そうとすると、当時の提案書や打ち合わせの記録がどこにあるかを思い出すだけで時間がかかってしまう。これは、案件数が増えるほど起こりやすくなる悩みです。

さらに、担当者が異動したり、案件から離れたりすると、その人が持っていた経緯や背景の記憶は、組織としてはアクセスしづらくなってしまいます。せっかく積み重ねてきた経験が、必要なときに引き出せなければ、宝の持ち腐れになってしまう——そんな危機感がありました。

AIエージェントに聞けば、過去の経緯がすぐに出てくる

私たちが構築した仕組みでは、過去の提案書、制作実績、調査ノウハウ、顧客とのやり取りの履歴、案件の経緯といった情報を、AIエージェントが横断的に検索できるようにしています。「あの案件どうだったっけ」「似た業種での実績はあるか」「この調査はどう進めればよいか」といった問いかけに対して、蓄積された情報の中から関連する内容を探し出し、答えてくれます。

同時に、新しい案件が完了したときや、新たな調査を行ったときには、その内容を決まった形式でナレッジとして登録できる仕組みも用意しました。記録の残し方が人によってバラバラだと、後から検索しても見つかりにくくなってしまいます。形式を揃えて蓄積することで、誰が登録しても、誰が検索しても使えるナレッジベースを目指しています。

導入して変わったこと

もっとも実感しているのは、過去の経緯を調べる時間が大幅に短くなったことです。以前であれば、当時の担当者に直接聞いたり、資料を探し回ったりしていた場面でも、AIエージェントに尋ねることでおおよその見当がつくようになりました。

また、経験の浅いメンバーが過去の実績や事例にアクセスしやすくなったことも大きな変化です。属人化していた知見が組織の共有財産に近づき、案件を担当したことがない人でも、似た業種や似た課題への対応を検討する際の手がかりを得られるようになっています。

AIに任せる部分と、任せない部分を分けている

ナレッジの検索・蓄積においても、AIエージェントが担うのはあくまで「情報を探し出し、形式を整えて記録する」ところまでです。検索結果として出てきた過去の事例が、今回の案件にそのまま当てはまるかどうかの判断や、実際に提案や対応へどう活かすかは、必ず担当者が考え、責任を持って決めます。

また、社外秘の情報や顧客の機密に関わる内容も含まれるため、蓄積・共有の範囲や取り扱いについても社内のルールに沿って運用しています。便利さと情報管理の両立を意識しながら、慎重に活用範囲を広げているところです。

これからに向けて

社内に眠っていた知見を、必要なときにすぐ引き出せる状態にしておくこと。これは地味な取り組みですが、お客様への提案や対応の質を底上げする、確かな土台になると考えています。

株式会社マックスストーンでは、こうしたナレッジ活用の仕組みも含め、AIエージェントを使った業務改善を今後も進めてまいります。