ビジネスで「相手に伝える」方法を変えるだけで、生産性が向上する

弊社は経産省のIT導入補助金支援業者に毎年認定されており。
労働生産性向上を常に意識しながら、事業を営んでいます。

一般的に労働生産性向上は、ITの活用に目を向けがちですが、本質はそこではなく、相手に伝えることではないかと考えます。
例えばメール、現代のビジネスの伝達手段として中心的な手段になっていますが、相手に伝えるという観点では面白い法則があります。

この法則に則り、現代ビジネスの伝達手段を当てはめるとこうなるのではないでしょうか?

  1. 言語情報 → メール
  2. 聴覚情報 → 電話
  3. 視覚情報 → 対面・非対面

7%しか相手に伝わらないメール。相手に早く届くことは認めますが、伝わらなくては本来の目的を達成できません。伝わらないとどうなるのか?

  1. 相手から質問の返信が届く
  2. 相手が間違った解釈をしてしまう

この2つだけ見ても、著しく生産性が下がります。
また伝わらないことで相手にストレスを与え、以降の対応にも支障がでます。

ではどうすればいいのか?

単純にメラビアンの法則に習った順番にすると

  1. 視覚情報 → 対面・非対面
  2. 聴覚情報 → 電話
  3. 言語情報 → メール

こうなりますが、
「えっ!いきなり対面(非対面)ですか?」
「毎回移動時間をかけるのですか?」
スピード重視の現代では、当然このような反論があるのは当たり前です。

ではこう考えてはいかがでしょうか?

相手に伝わるまでの「トータル時間」

現代のビジネスではスピードを重視しますが、メールを早く送ることが目的となっていないでしょうか?
目的は「相手に伝える」ことだと思います。
メール作成時間+相手側の正しい理解
このトータル時間を重視するという考え方です。

具体的なシーンを上げてみます。

電話対応中

 

音声だけでは伝わらない

と感じたことはないでしょうか?
こんなケースでも、相手に伝える方法があるんです。

電話番号下4桁(.jp)でつながり映像で伝えるツール

コロナ禍になり、オンラインミーティングツールを利用する機会は増えました。
有名なミーティングツールとして、ZoomやGoogle Meet、Teamsなどがありますが、中には変わったツールもあります。
通話中、相手が記憶できる電話番号下4桁(.jp)を伝えるだけで、その場でオンラインミーティングな可能なツールです。このツールを使えば、電話中下記のようなことがことが可能になり、その場で相手の問いに答えることができます。

このツールを使えば通話中その場で解決し、生産性が著しく向上します。

録画機能を使えば更なる生産性向上に

先ほどの「数字でポン」は標準で録画機能を備えています。
上記で説明した内容を録画し、電話を切った後相手にメールなどで送信するとどうなるでしょうか?
(※録画データは即PCにダウンロード可能)

※Google drive・ドロップボックス・One driveなどを利用

相手側では説明内容を見返すことができます。

録画データは、相手側で社内で共有することも可能です。

いかがでしたか皆さん、様々なビジネスシーンで利用できませんか?

数字でポンへのお問い合わせは、下記をご利用ください。

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