2025.08.06
「大事な情報の伝達はなぜ口頭だけでは不十分なのか？――上司が切り拓く確かな伝達と信頼の８ステップ」
こんにちは、私は株式会社マックスストーンの代表取締役家元、飯岡直樹です。
「大事な情報が口頭だけで伝えられる」――この状況は、一見手軽で便利なコミュニケーションの形のように思えますが、実は組織の情報伝達において最大のリスクのひとつです。言葉は時に曖昧に響き、記憶は時間とともに薄れ、重要な意思決定や行動に支障をきたすことも少なくありません。私はこの課題を、「伝える心と伝わる仕組みの調和」という視点で捉え、上司が果たすべき役割の重さを常に実感しています。今日は、大切な情報を確実に伝え、組織の力を最大化するための具体的な対応策をお伝えします。
1. 口頭伝達のリスクを理解する――不確かさが招く組織の揺らぎ
重要な情報を口頭だけで伝える場面は多いもの。しかし、口頭伝達は「伝言ゲーム」のように情報が歪みやすく、記憶の曖昧さや聞き手の解釈違いを招きやすいというリスクをはらんでいます。私はマックスストーンフィロソフィーに基づき、人と組織の調和は「確かな情報の循環」なしには成し得ないと考えています。揺らぐ情報は組織の土台をも揺るがしかねません。
2. 情報の「見える化」と「記録」の価値を知る
私たちが宇宙の調和を愛するように、組織にも情報の流れと透明性が必要です。口頭だけでは情報が霧の中に消えるようなもの。文書化やデジタルツールへの記録は、「誰が何をいつどのように伝えたか」という真実の軌跡を残し、誤解や忘却を防ぎます。私はこの「見える化」が信頼の種まきだと思います。
3. コミュニケーションルールの制定と共有
私が何度も繰り返し伝えるのは、組織の情報伝達は「口頭＋記録」のセットであるべきだということ。そのために、「大切な情報は必ずメールや共有ツールでフォローアップする」というルールをチーム全体で作り、皆が納得し実践できるようにしています。ルールは皆の安心と信頼の土台です。
4. 上司自身が率先してフォローアップを実践する
伝える側である上司が、まずルールを体現しなければ信頼は得られません。私は重要な会話や指示の後、必ず簡潔に要点を文章やツールでまとめ発信し、確認を促します。この姿勢が「この人は言ったことを大事にしている」と部下に伝わり、自然と組織文化になるのです。
5. フィードバックと確認を習慣にし、情報の正確性を担保する
情報伝達は一方通行ではなく双方向のキャッチボールです。私は「わかった？」という確認の言葉だけでなく、「こう理解して間違いないですか？」と受け手の言葉を引き出す習慣をつけることで、誤解を未然に防いでいます。お互いの認識のズレをその場で解消できることが何より大切です。
6. 多様な媒体とツールの活用で働きやすさと正確性を両立
口頭と文書の良さを融合させるため、私はチャットツール、動画メッセージ、クラウドのドキュメント共有など多様なツールを活用しています。これらは必要なときにすぐ情報を振り返れる安心感も生み、結果として組織の調和を深めます。あなたも使いやすいものを選んで試みてください。
7. 対話の中で生まれる創造的な情報共有文化の育成
私は単なる伝達の効率化だけでなく、「対話」と「記録」が融合する情報文化の創造を追求しています。だからこそ会議やひと対ひとの対話で重要な点を掘り下げ、同時にそれを記録し共有することで、知恵が組織に根づくのです。情報共有は静的な行為ではなく、ダイナミックな創造の営みと考えています。
8. 調和を創る上司としての責任と覚悟
最後に強調したいのは、上司として「情報伝達の質は組織の未来を左右する」という責任の重さです。私はこの宇宙観を胸に、愛と覚悟を持って自らの行動を律し、組織の調和を絶えず見守り育てています。あなたも小さな一歩から、確かな伝達文化を築き、共に輝く組織の未来を創りましょう。
まとめ
大事な情報が口頭だけで伝えられることは、組織の調和と信頼を損ねるリスクを秘めています。私は見える化と記録、ルールづくり、上司自らの模範、双方向の確認、多様なツール活用、創造的対話、この８つを通じて、組織の土台を強固にし、未来の光を灯しています。あなたの挑戦を心から応援しています。