ホームページのお問い合わせフォームから届いた内容は、メールで受け取っている、という会社が多いと思います。

ところが、メールで届くのと同時に、同じ中身がホームページの中にも保存されていることがあります。届いたメールを消しても、ホームページの中には何年分も残っている。そんなことが起きます。

この記事では、ホームページに溜まりやすい情報と、「持たない・残さない」ための確かめ方をご紹介します。

ホームページには、何が溜まっているのですか？

お問い合わせの中身や、送っていただいた書類が、気づかないうちに溜まっていることがあります。

ホームページの中に

溜まりやすいのは、この4つです

事務所にたとえると、受付で預かった書類を、だれも見ない棚にしまいっぱなしにしている状態です。その棚に鍵がかかっていなければ、なおさら心配です。

どんなときに、漏れやすくなるのですか？

書類が誰でも開ける場所に置かれているときと、要らなくなった情報を残したままのときです。

書類が、誰でも開ける場所に置かれている

フォームから送っていただいた書類が、ホームページの中の「誰でも開ける場所」に保存されていることがあります。置き場所の住所（URL）が分かれば、管理画面に入らなくても開けてしまう状態です。

事務所でいえば、預かった履歴書を、玄関の外の棚に置いているようなものです。作ったときの設定のまま、だれも気づいていないことがあります。

要らなくなった人の情報まで、残っている

ある会社の例です。会員向けのホームページに入られ、今の会員だけでなく、退会した人や、手続きの途中でやめた人の情報まで漏れてしまいました。残しておく必要のない情報を持っていたために、ご迷惑をかける方が増えてしまった、という考え方ができます。

IPA（情報処理推進機構）も、2026年10月の注意の呼びかけで、持っている情報を見直し、要らない情報は持たないことを勧めています。

「持たない・残さない」とは、どうすることですか？

何が溜まっているかを調べ、残す期間を決め、要らない物は消すことです。

持たない・残さない

3つの順番で進めます

たとえば「お問い合わせはメールで受け取っているので、ホームページの中には残さない」「採用の書類は、選考が終わったら、決めた期間のうちに消す」のように、社内で決めておきます。

決めたら、そのとおりになるように、制作会社に頼みます。ホームページの中に残さない設定にできるかどうかも、あわせて聞いてみてください。

分からない所は、どうすればよいですか？

ご自分で操作する必要はありません。制作会社に、次の文をそのまま送ってみてください。

文の上をクリックすると、まとめて選べます。

よくある質問

Q. 消してしまって、あとで困りませんか？

必要な物は、社内の決まった場所に移してから消してもらえば安心です。残す期間を先に決めておくと、迷わずに済みます。

Q. メールで受け取っているのに、ホームページにも残っているのですか？

作り方によっては、メールで届くのと同時に、ホームページの中にも保存されます。制作会社に聞くと分かります。

Q. 小さな会社でも、残す期間を決める必要がありますか？

はい。持っている情報が少なければ、もしものときに漏れる量も、ご迷惑をかける方も少なくなります。会社の大きさにかかわらず、決めておくと安心です。