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会議を改善したら〇〇と△△が飛躍的に改善した

代表の飯岡直樹です。

どの企業でも業務改善は優先事項です。弊社でも改善を試みています。
今回は会議をテーマに書かせていただきました。

弊社の従来の会議はこんな感じ

時間にメンバーが集まる → 本日のテーマを伝える → 進行中話題がそれる → それた話題で意見を出し合う
時間切れ、何が決まったの?何も決まっていない。仮に決まったことがあっても議事録を作る習慣がないため、数日すると忘れる。
場合によっては会議が始まるさいに「今日の会議ってどんな内容だったっけ?」(笑)
少々極端に書きましたが、こんな内容の会議が行われていたことは事実です。

もし4人で1時間の会議を行った場合4時間分のロスです。
そしてお客様が参加するを会議となると、お客様の時間を奪うことになります。

改善内容

こんな会議を改善したい。しかし改善方法が思いつかない。
全社で会議本を読み漁り下記の本を参考に改善することにしました。
引用:https://amzn.to/3CwMWJ6

そもそも会議とは何かを決めること

さっそく実践しました。
まず最初はアジェンダ作りです。
そして下記項目に決まります。

■日時:
■場所:
■進行役:
■参加者と役割:
■趣旨・目的:
なぜこの会議が開かれるのか、会議を開く大義、Why
■内容:
・〇〇〇〇(10分)
・〇〇〇〇(30分)
■ゴール:
この会議で決めたいこと、目標、何を目指しているのか、WHAT

他にもルールを定めます。

  • アジェンダがない会議は開催できない
  • 数字等の報告は社内Chatで行う
  • 持ち帰りせずその場で決める(責任者、期限)

こんな効果がありました

  1. 数字報告会はなくなる
  2. その場で責任者や期限が決まり持ち帰りがなくなる
  3. 会議までに資料が揃う
  4. 話題がそれることがなくなる
  5. 「今日の会議ってどんな内容だったっけ?」は完全になくなる(笑)

この5つだけでもかなりの生産性アップです。

お客様との会議に適用してみると

打ち合わせまでに資料を揃えてくれるようになりました。参加メンバーの役割を見て不要なメンバーに気付いてくれるようになります。
内容に対しては「〇〇も話したい」とリクエストももらえるようになり、タイムラインがあることで話題がそれることはほぼ皆無に。
このようにお客様の時間を必要最低限に絞り込んだ会議に改善され、弊社に対するイメージUPにもつながりました。

それだけではありません。このアジェンダ作りにより議事録はかなり短時間で作成できるようになります。

【議事録】
■決定事項:
■割り振ったタスク:
■録画データURL:

 

この記事の続き「録画データ活用がオンライン商談の成約率を改善する」は、来月書かせていただきます。

 

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